Hậu đại dịch Covid-19 đã tạo cơ hội để mọi người dần làm quen với quy trình làm việc tại nhà (work from home), khiến họ nhanh chóng nhận ra những lợi ích bất ngờ của việc kết hợp làm việc tại nhà và tại văn phòng: cân bằng công việc-cuộc sống (Work-life balance), sự thoải mái, chủ động, sáng tạo trong công việc được tăng cao. Từ đó, xu hướng Hybrid Working được ra đời.
Xu hướng Hybrid Working này càng thu hút sự quan tâm của đông đảo người lao động, đặc biệt là giới trẻ. Có thể nói đây là một sự thay đổi lớn về cách thức làm việc mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
Vậy Hybrid working là gì? Ưu và nhược điểm của Hybrid working?
1. Hybrid Working là gì?
Hybrid working là một mô hình làm việc linh hoạt, kết hợp giữa làm việc truyền thống tại văn phòng và làm việc tại nhà (Work from home), làm việc từ xa (Remote working), cho phép người lao động có thể linh hoạt chọn cố định ngày trong tuần, trong tháng hoặc khi thực sự cần thiết để có mặt tại văn phòng.
Với mô hình Hybrid working, nhân viên có thể lựa chọn làm việc tại văn phòng, từ nhà, hoặc ở bất kỳ địa điểm nào khác mà họ muốn, nhưng vẫn phải đáp ứng các yêu cầu công việc của họ và thường xuyên liên lạc với các đồng nghiệp và quản lý của họ.
Mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế mô hình Hybrid Working theo phong cách của riêng mình, phù hợp ngành nghề và tính chất công việc của từng bộ phận. Sự linh hoạt rất cao, tạo thuận lợi lớn cho công tác quản lý nhân sự và điều phối công việc.
2. Tại sao Hybrid Working lại được người trẻ ưa thích?
Theo khảo sát của các công ty về đo lường nguồn nhân lực, có đến hơn 70% đối tượng lao động trẻ, startup quan tâm đến Hybrid Working. Bởi khác với những cách làm việc trước đây, thế giới ngày càng phẳng với sự phát triển của công nghệ thông tin, chúng ta hoàn toàn có thể tiến hành tra cứu, gặp gỡ, trao đổi tài liệu thông qua các công cụ của thế giới số mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Đồng thời khi áp dụng Hybrid Working, doanh nghiệp cũng có thể giảm bớt một phần không nhỏ chi phí vận hành cố định, thu hút nguồn nhân lực trẻ.
Có nhiều lý do mà người trẻ ngày nay thích hình thức làm việc này:
● Tăng tính linh hoạt: Khi làm việc từ xa, người trẻ có thể tự quản lý thời gian của mình một cách linh hoạt hơn và có thể sắp xếp công việc để phù hợp với lịch trình cá nhân. Điều này giúp họ có thể làm việc khi họ đang có cảm hứng và sáng tạo nhất.
● Tăng sự độc lập: Làm việc từ xa cũng cho phép người trẻ độc lập hơn trong việc quyết định cách làm việc của họ, giúp họ tập trung hơn và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như sự giám sát từ cấp trên hay sự ảnh hưởng từ đồng nghiệp.
● Tiết kiệm thời gian và chi phí: Làm việc từ xa giúp người trẻ tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại giữa nhà và văn phòng. Điều này giúp họ có thể tập trung hơn vào công việc của mình và sử dụng thời gian rảnh của mình để làm những việc khác như học tập, rèn luyện kỹ năng mới hoặc chăm sóc bản thân.
● Tăng tính giao lưu giữa đồng nghiệp: Hybrid Working cho phép người trẻ kết nối với đồng nghiệp ở khắp nơi trên thế giới, giúp họ mở rộng mạng lưới và tăng tính đa dạng của mình trong công việc.
● Tăng tính bảo mật: Làm việc từ xa cho phép người trẻ kiểm soát hơn việc chia sẻ thông tin và bảo mật dữ liệu của mình. Điều này giúp họ cảm thấy an tâm và tự tin hơn khi làm việc.
3. Ưu và nhược điểm của Hybrid Working
Có rất nhiều lý do lợi ích cao khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp, cũng như người lao động lựa chọn Hybrid working. Mặc dù đây là xu hướng có giá trị tương lai lâu dài nhưng không phải ngành nghề nào, vị trí công việc nào cũng có thể áp dụng Hybrid Working. Điểm qua ưu và nhược điểm của mô hình làm việc này, doanh nghiệp và người lao động sẽ có sự lựa chọn tốt nhất cho mình:
3.1. Ưu điểm:
3.1.1 Linh hoạt thời gian làm việc
Hình thức làm việc truyền thống, nhân viên phải di chuyển chặng đường dài, có khi đến 1 – 2 tiếng, để vào chấm công đúng giờ. Căng thẳng, mệt mỏi do kẹt xe, khói bụi, ngồi trên xe lâu làm nhân viên đi làm với tâm trạng uể oải, hiệu suất làm việc từ đầu ngày cứ như thiếu năng lượng.
Với mô hình Hybrid Working, nhân viên có thể dành 1 – 2 tiếng đồng hồ đó để ngủ thêm một chút, hồi phục năng lượng tốt nhất. Thong thả ăn sáng, tập thể dục, thư giãn, rồi ngồi vào bàn làm việc tại nhà mà không lo trễ nải công việc.
3.1.2. Cân bằng công việc và cuộc sống hiệu quả
Hình thức làm việc truyền thống, thời gian nhân viên ở công ty còn nhiều hơn ở nhà, gặp mặt đồng nghiệp nhiều hơn gặp con cái, vợ/chồng. Dù không muốn nhưng họ buộc phải chấp nhận để kiếm thu nhập chăm lo kinh tế gia đình.
Giờ đây với mô hình làm việc tiên tiến, người lao động có khả năng cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn. Từ sức khỏe, tinh thần, đến mối quan hệ gia đình, xã hội đều được dung hòa hiệu quả cùng công việc.
3.1.3. Giảm chi phí cơ sở vật chất
Về phía doanh nghiệp, áp dụng Hybrid Working sẽ giúp tổ chức tiết kiệm khoản chi phí không nhỏ trong việc thuê văn phòng, trang bị cơ sở vật chất cho không gian làm việc của nhân viên. Vì lúc này, lượng nhân viên hiện diện làm việc tại văn phòng không nhiều, nên không gian chủ yếu để tiếp đối tác, để tạo dựng hình ảnh cho thương hiệu doanh nghiệp, hoặc để tổ chức các buổi liên hoan gặp mặt cho nhân viên gặp gỡ.
3.2. Nhược điểm:
3.2.1 Tốc độ hỗ trợ công việc chậm
Thay vì chỉ cần chạy vào gặp Sếp, hay nghiêng người sang hỏi đồng nghiệp như khi làm việc thường xuyên tại văn phòng thì khi áp dụng mô hình Hybrid Working, nhân viên phải dùng các phương tiện liên lạc từ xa để tìm kiếm sự hỗ trợ khi giải quyết công việc.
Dù công nghệ truyền tín hiệu trực tuyến nhanh chóng, nhưng độ trực quan và khả năng nắm bắt vấn đề nhanh thông qua giải trình trực tiếp sẽ bị giảm sút. Dẫn đến tốc độ tìm kiếm hỗ trợ công việc bị giảm, kéo theo hiệu quả xử lý công việc cũng giảm theo.
3.2.2 Thiếu sự tương tác trực tiếp
Để được sự đồng thuận khi đề bạt thăng chức, nhân viên rất cần sự đánh giá từ quản lý trực tiếp và các đồng nghiệp cùng phòng ban. Tuy nhiên, môi trường làm việc từ xa khiến mọi người ít có dịp gặp nhau, khó có cơ hội nhìn và cảm nhận năng lực làm việc vượt trội của bạn. Nếu cho nhân viên chọn lịch trình làm việc, những người xuất hiện nhiều tại văn phòng sẽ dễ gây thiện cảm về sự siêng năng, chuyên tâm cho doanh nghiệp hơn là những người làm việc từ xa. Dù làm từ xa họ cũng cực, cũng vất vả không kém.
Tình huống này dẫn đến những đánh giá sau này mang tính chủ quan, dựa trên sự thân thiết giữa các đồng nghiệp hơn là năng lực làm việc của đồng nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có chính sách tuyển dụng, đề bạt nội bộ, đây sẽ là một trở ngại khi muốn bảo đảm sự công bằng và chuẩn xác.
3.2.3 Khó khăn trong việc quản lý thời gian
Khi làm việc từ xa, người lao động có thể dễ dàng bị phân tâm bởi các yếu tố xung quanh như gia đình, những công việc khác hoặc các hoạt động giải trí. Điều này có thể dẫn đến việc làm giảm hiệu suất làm việc.
3.2.4 Khó tạo sự đoàn kết, gắn bó trong tập thể
Càng áp dụng Hybrid Working nhiều, năng lực làm việc độc lập càng được phát triển, trong khi năng lực làm việc nhóm lại bị hạn chế. Bởi lẽ, ít gặp nhau nên sự thoải mái khi trao đổi, góp ý sẽ không được phát huy. Tâm lý mọi người chỉ nghĩ, không ảnh hưởng đến việc của mình là được, việc của tập thể cứ nghe theo lời quản lý. Hiệu quả làm việc nhóm vì vậy không đạt mong đợi như kỳ vọng, trong khi làm việc nhóm là xu hướng chuyên môn hóa nghiệp vụ đang rất được kỳ vọng phát huy trong mọi tổ chức.
3.2.5 Thiếu sự hỗ trợ kỹ thuật
Khi làm việc từ xa, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng các công cụ và phần mềm của công ty, không được hỗ trợ kỹ thuật như khi làm việc tại văn phòng. Điều này có thể làm giảm hiệu quả làm việc của họ.
4. Những lưu ý khi triển khai mô hình Hybrid Working
Để đón đầu xu hướng làm việc của thời đại, để nâng cao ưu điểm, hạn chế nhược điểm của Hybrid Working, doanh nghiệp và người lao động cần chú trọng những lưu ý sau khi triển khai mô hình Hybrid Working. Có một số lưu ý quan trọng cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả của mô hình này.
4.1 Xác định mục tiêu và kế hoạch triển khai
Các doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của mô hình Hybrid Working và lên kế hoạch triển khai. Điều này bao gồm việc lựa chọn các công cụ cần thiết để hỗ trợ công việc từ xa, đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
4.2 Đảm bảo sự minh bạch trong quá trình triển khai
Doanh nghiệp cần thông báo cho toàn bộ nhân viên về kế hoạch triển khai mô hình Hybrid Working, đảm bảo sự minh bạch và sự hiểu biết đầy đủ của nhân viên về mô hình này.
4.3 Tạo ra một môi trường làm việc từ xa thuận tiện
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các nhân viên có đầy đủ các công cụ cần thiết để làm việc từ xa, đảm bảo tính đồng bộ và dễ dàng truy cập vào các tài nguyên cần thiết.
4.4 Đảm bảo tính liên tục của công việc
Doanh nghiệp cần xác định các quy trình và phương thức để đảm bảo tính liên tục của công việc, bao gồm các tiêu chuẩn và quy trình để đảm bảo tính nhất quán và sự đồng bộ trong công việc.
Hiện nay, thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm:
● Quản lý chấm công từ xa
● Quản lý làm việc nhóm
● Quản lý điều phối công việc cho cá nhân và tổ chức…
4.5 Hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội để phát triển cá nhân và tiếp tục học hỏi, bao gồm cả đào tạo từ xa và các chương trình phát triển cá nhân khác
4.6 Đảm bảo tính tương tác
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội để tương tác xã hội với đồng nghiệp, bao gồm cả các sự kiện trực tuyến và offline để đảm bảo tính hài lòng và giữ nhân viên tốt.
4.7 Tích cực thu thập phản hồi
Doanh nghiệp cần tích cực thu thập phản hồi từ nhân viên và đánh giá hiệu quả của mô hình như:
● Năng suất làm việc
● Hiệu quả thu hút và giữ chân nhân tài
● Tác động đến văn hóa doanh nghiệp…
5. Những hình thức Hybrid Working phổ biến nhất hiện nay
Thế giới hiện nay có rất nhiều những mô hình Hybrid Working khác nhau. Mỗi doanh nghiệp theo đặc thù công việc của mình sẽ tổ chức những mô hình làm việc hybrid riêng để phù hợp nhất với nhân viên.
● Làm việc xoay ca: Đây là hình thức cho phép các nhân viên làm việc theo ca, có thể làm việc tại văn phòng hoặc từ xa, đảm bảo tính liên tục và đồng bộ của công việc.
● Làm việc theo dự án: Đây là hình thức cho phép các nhân viên làm việc từ xa hoặc tại văn phòng, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án và tính chất công việc.
● Làm việc linh hoạt: Đây là hình thức cho phép các nhân viên tự quyết định nơi làm việc của mình, tùy thuộc vào tính chất công việc và sự linh hoạt của doanh nghiệp.
● Chia sẻ không gian làm việc: Đây là hình thức cho phép các nhân viên làm việc tại văn phòng trong một số ngày trong tuần và làm việc từ xa trong các ngày còn lại.
● Làm việc theo tuần: Đây là hình thức cho phép các nhân viên làm việc từ xa trong một tuần và làm việc tại văn phòng trong tuần tiếp theo, đảm bảo tính đồng bộ và tính liên tục của công việc.
● Làm việc tại văn phòng một phần thời gian và tại nhà một phần thời gian: Đây là hình thức cho phép các nhân viên làm việc tại văn phòng một phần thời gian và tại nhà một phần thời gian, đảm bảo sự linh hoạt và tính đồng bộ của công việc.
