Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên toàn thế giới và tạo ra một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Việc lựa chọn thay đổi số hóa quy trình hoạt động sẽ giúp tối ưu và tiết kiệm các về nhân sự, chi phí, tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
Để doanh nghiệp có thể vận hành một cách hiệu quả và linh hoạt hơn, hàng loạt các quy trình được ra đời và áp dụng nhằm nâng cao tính hiệu quả trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các quy trình này được hình thành trên giấy, thiếu đi sự đồng bộ và tính linh hoạt giữa các phòng ban…gây ra nhiều bất cập, thông tin chồng chéo và khó kiểm soát. Vì vậy, số hoá quy trình là một giải pháp giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết những khó khăn trên mà còn giúp tối ưu được các quy trình hiện có, nâng cao được chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Vậy giải pháp về số hóa quy trình là gì? Tại sao doanh nghiệp cần số hóa quy trình? Chúng ta nên bắt đầu từ đâu? Sau đây hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về giải pháp này.
1. Giải pháp số hóa quy trình là gì?
Giải pháp số hóa quy trình (Digitalization) là quá trình chuyển đối từ quy trình làm việc truyền thống sang quy trình làm việc hiện đại hóa, áp dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi các thông tin, tài liệu thành các tài liệu kỹ thuật số để cải thiện và thay đổi quy trình làm việc, giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm và lưu trữ thông tin. Quy trình số hóa tương tự với quy trình thủ công nhưng hiện đại và nhanh chóng hơn.
Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi các dữ liệu, tài liệu hoạt động trên giấy tờ của doanh nghiệp thành định dạng kỹ thuật số. Nói cách khác, những quy trình thủ công thực hiện trên bản in giấy, hình ảnh, âm thanh… sẽ được chuyển đổi sang dữ liệu máy tính thông qua các phần mềm, các công cụ lưu trữ số. Điều này giúp nâng cấp và tiến đến thay đổi quy trình vận hành làm việc của doanh nghiệp, tương thích với môi trường số hiện nay.
Việc số hóa quy trình hoạt động không làm ảnh hưởng đến việc vận hành quy trình đang hiện hữu mà còn có thể hợp lý hóa, khai thác tối đa các nguồn dữ liệu của doanh nghiệp.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (digital transformation) đang được rất nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu áp dụng để cải tiến phương thức kinh doanh nhằm nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Số hoá quy trình là một trong những mắt xích quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ để giải quyết những bất cập trong công tác quản lý, tiết kiệm được chi phí về nguồn lực, giảm sự phức tạp và chồng chéo.
Để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng là điều kiện bắt buộc. Trước đây, hầu hết các quy trình đều được thiết lập trên giấy tờ, dẫn tới nhiều bất cập trong khâu kiểm soát và tra cứu tổng hợp vấn đề, đồng thời cũng là rào cản về thời gian cũng như nhân lực dẫn đến tiến độ công việc bị trì hoãn và rủi ro sau đó.
2. Điểm nổi bật số hóa quy trình
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc số hóa quy trình doanh nghiệp ngày càng trở nên dễ dàng và nó cũng chính là xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến. Số hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng về nguồn lực, thời gian, chi phí và đặc biệt tính an toàn và bảo mật cao. Số hóa quy trình tạo cơ sở cho doanh nghiệp từng bước số hóa toàn diện (Digital Transformation).
3. Lợi ích của số hóa quy trình doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp áp dụng quy trình số hóa doanh nghiệp hay chuyển đổi số thường đánh giá hiệu quả dựa trên bộ tiêu chí khác nhau thông qua chỉ số lợi nhuận đầu tư (ROI).
Số hóa quy trình doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:
3.1 Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp
Số hóa quy trình giúp đơn giản hóa các quy trình, thủ tục trong doanh nghiệp, từ đó tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao năng suất, tránh việc nhập liệu nhiều lần dễ gây nhầm lẫn, thiếu sót.
Với các hệ thống số hóa quy trình, các nhiệm vụ, công việc yêu cầu có tính chất lặp lại có thể được hoàn thành một cách nhanh hơn áp dụng các công nghệ tự động hóa. Do đó, tối ưu hóa được thời gian để hoàn thành 1 công việc và nhân công có thời gian để hoàn thành các công việc khác. Quy trình được tự động hóa sẽ tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và sản phẩm tốt hơn, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng.
3.2 Tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động
Khi các quy trình được số hoá bằng các ứng dụng tự động, nhân viên của tổ chức sẽ không phải lặp lại việc nhập liệu nhiều lần qua từng giai đoạn quy trình, tiết kiệm được thời gian. Các tác vụ và quy trình thủ công về bản chất chậm hơn so với các hoạt động và quy trình tự động vì chúng cần được tiến hành lần lượt bởi người lao động.
3.3 Tăng tính minh bạch
Khi áp dụng quy trình số hóa giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch nhờ áp dụng công nghệ để tự động hóa và giám sát chặt chẻ quy trình hoạt động kinh doanh, tạo tính mình bạch và gia tăng sự tin tưởng giữa nhân viên và các cấp lãnh đạo.
3.4 Đảm bảo chất lượng đồng nhất
Áp dụng quy trình số hóa trong quá trình vận hành doanh nghiệp giúp đảm bảo mọi hoạt động được nhất quán, sản phẩm và chất lượng dịch vụ đạt sự tin cậy.
3.5 Linh động trong mọi hoạt động
Số hóa quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, thích ứng với thay đổi, hỗ trợ tái cấu trúc bộ máy dễ dàng hơn.
3.6 Đưa ra quyết định kịp thời và chính xác
Số hóa quy trình cung cấp thông tin nhanh và nhất quán, giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác dựa trên những dữ liệu tin cậy.
Ngoài ra, khi áp dụng các quy trình số hóa, doanh nghiệp cũng giảm được không gian lưu trữ tài liệu, từ đó, giảm chi phí vận hành, quản lý tài liệu doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí thêm nhờ việc cắt giảm tài liệu in ấn lưu giữ, bảo quản thủ công khi số hóa tài liệu, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm thiểu lượng rác thải giấy. Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động.
4. Các bước giải pháp hóa quy trình
Giải pháp số hóa quy trình làm việc là “mấu chốt” giúp các tổ chức doanh nghiệp đảm bảo được những thành công vượt trội và mang đến nhiều lợi ích không ngờ. Thực tế, đây là quá trình phức tạp và có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước chung để số hoá quy trình trong doanh nghiệp:
- Đánh giá nhu cầu số hóa: Doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu của mình về số hóa để xác định những quy trình cần cải thiện và tối ưu hóa bằng công nghệ số.
- Thiết lập kế hoạch: Sau khi đánh giá được nhu cầu của doanh nghiệp, cần thiết lập kế hoạch chi tiết về quy trình số hóa. Kế hoạch này nên bao gồm mục tiêu, các bước thực hiện, lộ trình triển khai và ngân sách.
- Tìm hiểu và lựa chọn công nghệ phù hợp: Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu và kế hoạch số hóa của mình. Công nghệ này có thể là phần mềm, ứng dụng di động, IoT hoặc trí tuệ nhân tạo…
- Đào tạo nhân viên: Để thành công trong việc số hóa quy trình, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về công nghệ số và cách sử dụng chúng để tối ưu hóa quy trình công việc.
- Áp dụng và kiểm tra: Sau khi triển khai công nghệ số và đào tạo nhân viên, doanh nghiệp cần áp dụng và kiểm tra kết quả để đánh giá hiệu quả của quy trình số hóa và điều chỉnh khi cần thiết.
- Liên tục cập nhật và phát triển: Cuối cùng, doanh nghiệp cần duy trì quy trình số hoá và liên tục cập nhật và phát triển để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường.
