Microsoft 365 là một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất trên thế giới hiện nay. Với hơn 1,5 tỷ người dùng và đang phát triển trên diện rộng từ các cá nhân trong gia đình đến các doanh nghiệp nhỏ và lớn trên toàn thế giới.
Năm 2020, Microsoft đã thay bản Office 365 trước đây thành Microsoft 365, nhằm mục đích phục vụ cho chiến lược phát triển mới của hãng. Microsoft 365 được thiết kế để giúp người dùng đạt được nhiều thành quả hơn cùng các ứng dụng Office đột phá, các dịch vụ đám mây thông minh và khả năng bảo mật đẳng cấp thế giới.
Vậy Microsoft 365 là gì? Những tính năng gì và sử dụng như thế nào để đạt hiệu quả nhất.
1. Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 là một dịch vụ đám mây của Microsoft cung cấp các công cụ và ứng dụng cho doanh nghiệp và người dùng cá nhân như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook cùng với các ứng dụng và dịch vụ mới như OneDrive, Teams, SharePoint, Stream, Power BI và nhiều hơn nữa.
Microsoft 365 được thiết kế cho phép người dùng làm việc từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào và trên bất cứ thiết bị nào thông qua việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến, truy cập email và lịch cá nhân, quản lý dữ liệu, chat và họp trực tuyến với đồng nghiệp và nhiều tính năng khác. Nó được cung cấp dưới dạng một dịch vụ đăng ký, cho phép người dùng trả tiền hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng các tính năng và ứng dụng của nó.
2. Điểm khác biệt giữa Microsoft 365 và Office 365 là gì?
Microsoft 365 và Office 365 là hai dịch vụ khác nhau của Microsoft. Tuy nhiên, từ tháng 4 năm 2020, Microsoft đã chính thức đổi tên dịch vụ Office 365 thành Microsoft 365 để phù hợp hơn với tầm quan trọng của dịch vụ trong việc cung cấp công cụ làm việc, học tập và giải trí trên đa nền tảng. Nếu so sánh giữa Microsoft 365 trước đây và Office 365, có một số điểm khác biệt chính như sau:
2.1 Các tính năng Microsoft 365
Microsoft 365 bao gồm tất cả các ứng dụng và tính năng của Office 365, cộng thêm nhiều tính năng và dịch vụ online như Microsoft Teams, Microsoft Stream, Microsoft Forms, Microsoft Planner và nhiều hơn nữa.
2.2 Bảng giá Microsoft 365
Office 365 được chia thành các gói khác nhau với giá khác nhau tùy thuộc vào tính năng và quyền truy cập. Với Microsoft 365 được tối ưu hóa để phục vụ cho các nhu cầu khác nhau, bao gồm các phiên bản dành cho gia đình, doanh nghiệp và giáo dục.
2.3 Bảo mật và nâng cấp Microsoft 365
Với Office 365, bạn chỉ nhận được bản cập nhật bảo mật và tính năng trong thời gian đăng ký của mình. Trong khi đó, Microsoft 365 cung cấp cập nhật bảo mật và tính năng liên tục, kèm theo các dịch vụ bảo mật cao cấp như bảo vệ chống virus, chống phishing và quản lý quyền truy cập.
Tóm lại, Microsoft 365 là phiên bản tiên tiến hơn của Office 365, cung cấp nhiều tính năng và dịch vụ hơn để giúp bạn làm việc, học tập và giải trí hiệu quả hơn.
3. Lợi ích khi sử dụng Microsoft 365
3.1 Tất cả trong một
Microsoft 365 kết nối tất cả các phần mềm Microsoft. Chỉ tốn thời gian vài phút để tạo một tài khoản miễn phí để có thể test và đồng bộ hóa đám mây.
Microsoft 365 không chỉ tạo ra một ứng dụng mà tạo ra cả một hệ sinh thái, Email trao đổi trong công việc, ứng dụng chat, trình soạn thảo văn bản ứng dụng văn phòng. Chỉ cần có một tài khoản bạn đã có tất cả các ứng dụng dễ dàng.
3.2 Sử dụng mọi lúc mọi nơi
Ngày nay internet ngày càng phát triển, vấn đề giải quyết công việc tức thời rất cần thiết cho người dùng. Nhất là đối với những doanh nghiệp cần xử lý tài liệu báo giá, chăm sóc khách hàng. Microsoft 365 được đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị và truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, người dùng có thể duyệt mail chỉnh sửa tài liệu, tùy chỉnh thông tin liên hệ, đặt lịch bất kỳ các thiết bị hoặc ứng dụng web mà bạn sử dụng.
3.3 An toàn lưu trữ dữ liệu
Tất cả các tài nguyên dữ liệu của người dùng được Microsoft lưu trữ cùng một nơi trên điện toán đám mây. Với đội ngũ hàng ngàn kỹ sư có chuyên môn và kinh nghiệm hàng đầu trên thế giới, tất cả các dữ liệu luôn được cập nhật nhanh chóng, tự động mà vẫn đảm bảo được độ bảo mật về an toàn thông tin một cách tối ưu nhất.
3.4 Hỗ trợ nhanh chóng 24/7
Với đội ngũ IT chuyên nghiệp, có trình độ, chuyên môn cao và đội chăm sóc khách hàng được đào tạo bài bản, theo quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp bảo đảm lên tới gần 100%. Người dùng có thể tương tác và làm việc chung trên tài liệu với các thành viên trong nhóm, dù ở bất kì nơi đâu. Microsoft hỗ trợ người dùng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trong môi trường đám mây bảo mật cao.
3.5 Single Sign-On
Microsoft 365 với cơ chế chỉ cần đăng nhập một lần người dùng có thể sử dụng cho tất cả các ứng dụng. Dễ dàng tạo và quản lý nhiều tài khoản và người dùng khác nhau.
3.6 Tự động Upgrade Microsoft
Microsoft 365 hỗ trợ tính năng tự động Upgrade đồng loạt cho tất cả các máy tính của doanh nghiệp trên cùng một phiên bản Office.
3.7 Đồng bộ dữ liệu
Tất cả các dữ liệu điều được lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Khi bạn thay đổi email, lịch hẹn, thông tin liên hệ tất cả đều được đồng bộ hóa. Người dùng có thể truy cập chỉnh sửa tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào.
3.8 Tương tác thời gian thực
Với tính năng chia sẻ tài nguyên mọi người trong nhóm đều có thể thấy được tất cả những sự thay đổi trực tiếp của tài liệu trong thời gian thực thông qua các ứng dụng như Microsoft Word, Excel và Powerpoint. Microsoft sẽ tự động lưu lại bất kỳ chỉnh sửa của các thành viên có thẩm quyền và có thể phục hồi dữ liệu dễ dàng.
4. Các tính năng mới trong Microsoft 365
Microsoft 365 được cập nhật thường xuyên với nhiều tính năng mới và cải tiến để nâng cao trải nghiệm của người dùng. Ngoài những tính năng sẵn có, Microsoft 365 cung cấp nhiều tính năng mới hữu ích cho các cá nhân, doanh nghiệp và nhóm làm việc như mở rộng phân tích dữ liệu, tích hợp trợ lý ảo và tính năng bảo mật nâng cao.
Với Microsoft 365, người dùng có thể làm việc và truy cập vào dữ liệu một cách hiệu quả, tăng cường khả năng làm việc nhóm, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
4.1 Microsoft Teams
Microsoft Teams là một ứng dụng được tích hợp sẵn dành cho cộng tác nhóm trong Microsoft 365, mọi người trong nhóm có thể gắn kết và làm việc hiệu quả hơn. Microsoft Teams bao gồm nền tảng gọi video và hội nghị trực tuyến, tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba, tính năng gọi điện thoại và nhiều hơn nữa.
4.2 PowerPoint Designer
Tính năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra các bản trình bày PowerPoint chuyên nghiệp với các thiết kế, định dạng và hình ảnh đẹp mắt.
4.3 Yammer
Nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp được tích hợp trong Microsoft 365, cung cấp cho người dùng các công cụ để chia sẻ thông tin, ý tưởng và tài liệu trong tổ chức.
4.4 OneDrive
Dịch vụ lưu trữ đám mây được tích hợp trong Microsoft 365, cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến, đồng bộ hóa các tài liệu trên nhiều thiết bị, và truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
4.5 Power BI
Công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo được tích hợp trong Microsoft 365, cho phép người dùng tạo báo cáo dữ liệu chuyên nghiệp và phân tích kết quả một cách dễ dàng.
4.6 Excel LAMBDA
Tính năng mới trong Excel cho phép người dùng tạo các công thức tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề phức tạp và tối ưu hóa quy trình công việc.
4.7 MyAnalytics
Công cụ phân tích năng suất cá nhân, giúp người dùng hiểu rõ thói quen làm việc của mình, đánh giá tình trạng làm việc và đưa ra các khuyến nghị để nâng cao năng suất.
4.8 Microsoft Viva
Là một nền tảng giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong công việc hàng ngày, bao gồm các tính năng như Viva Insights, Viva Topics, Viva Learning và Viva Connections.
5. Kích hoạt Microsoft 365 như thế nào ?
Để kích hoạt Microsoft Office 365, bạn cần một tài khoản Microsoft và một mã sản phẩm. Khi bạn mua một bản quyền của microsoft 365, mã sản phẩm sẽ được cung cấp cho bạn. Sau khi có tài khoản Microsoft và mã sản phẩm, bạn có thể làm theo các bước sau để kích hoạt Microsoft 365.
Để kích hoạt Microsoft 365, bạn cần làm theo các bước sau:
● Bước 1: Mở ứng dụng hoặc truy cập vào trang web của Microsoft 365 tại trang web Microsoft365.com
● Bước 2: Nhập địa chỉ email và mật khẩu của tài khoản Microsoft của bạn để đăng nhập.
● Bước 3: Nhập mã sản phẩm của bạn vào ô “Enter your product key” và nhấn “Next”.
● Bước 4: Chọn quốc gia hoặc khu vực của bạn và nhấn “Next”.
● Bước 5: Chọn hình thức thanh toán và nhập thông tin thanh toán của bạn (nếu cần thiết).
● Bước 6: Xác nhận thông tin của bạn và nhấn “Confirm” để hoàn tất quá trình kích hoạt.
Sau khi kích hoạt thành công, bạn có thể truy cập vào các ứng dụng Microsoft 365 và bắt đầu sử dụng. Nếu bạn gặp vấn đề khi kích hoạt hoặc cần hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Microsoft.
6. Có nên mua Microsoft 365
Việc nên mua Microsoft 365 hay không phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của từng cá nhân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, Microsoft 365 cung cấp nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là cho doanh nghiệp và nhóm làm việc. Microsoft Office cũng cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến, hỗ trợ tính năng đám mây, quản lý email và lịch cá nhân, và nhiều hơn nữa.
Nếu công việc của bạn yêu cầu sử dụng các ứng dụng của Microsoft thường xuyên hoặc bạn cần làm việc cùng với nhóm, thì Microsoft 365 sẽ là một lựa chọn tốt. Nếu bạn chỉ cần sử dụng các ứng dụng Microsoft một cách đơn giản, thì có thể nên cân nhắc mua một gói ứng dụng Office truyền thống, đây là một giải pháp rẻ hơn.
