Làn sóng công nghệ 4.0 đã và đang diễn ra mạnh mẽ, thúc đẩy xu hướng đổi mới và tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới. Để thích nghi với xu hướng này, các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi và phát triển để cải thiện hiệu suất và tốc độ làm việc. Giải pháp văn phòng số là một lựa chọn tất yếu để mở rộng không gian hợp tác và thời gian làm việc của doanh nghiệp, giúp họ trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.
Vậy văn phòng số là gì? Văn phòng số mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây:
1. Văn phòng số là gì?
Giải pháp Văn phòng số (hay còn gọi là văn phòng điện tử E-Office) là một khái niệm chỉ việc sử dụng công nghệ thông tin và phương tiện đa truyền thông để quản lý và xử lý thông tin trong môi trường làm việc, bao gồm các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh và các phần mềm máy tính để quản lý, xử lý, chia sẽ thông tin, điều hành tác nghiệp, số hóa và quản lý văn bản tài liệu, quản lý nhân sự…
Giải pháp văn phòng số bao gồm sử dụng các công nghệ số như phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống đám mây, email, video hội nghị trực tuyến, các công cụ tương tác trực tuyến và ứng dụng di động để tăng cường năng suất làm việc của nhân viên, cải thiện quy trình làm việc và giảm chi phí hoạt động.
Điều này cũng cho phép cho các nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc truy cập vào thông tin cần thiết từ bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet. Với giải pháp văn phòng số, các công ty có thể tăng cường tính linh hoạt và khả năng hợp tác của nhân viên, từ đó giúp tăng năng suất làm việc và cải thiện hiệu suất kinh doanh.
2. Sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng số
Văn phòng truyền thống là một mô hình làm việc truyền thống, với các nhân viên đến văn phòng để làm việc trong một không gian vật lý cố định và thời gian biểu nhất định. Trong văn phòng truyền thống, thông tin được lưu trữ trên giấy và các công cụ làm việc phổ biến bao gồm bút, giấy và máy tính để bàn.
Trong khi đó, văn phòng số là một mô hình làm việc mới, nơi các nhân viên làm việc từ xa và có thể truy cập vào các tài nguyên và công cụ làm việc trực tuyến thông qua Internet. Các công cụ làm việc phổ biến trong văn phòng số hoá bao gồm email, phần mềm văn phòng trực tuyến, các nền tảng trao đổi trực tuyến và các ứng dụng phân chia và quản lý công việc online.
Một số khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng số:
- Không gian làm việc: Văn phòng truyền thống cần một không gian vật lý để làm việc, trong khi văn phòng số không cần một không gian vật lý cố định.
- Thời gian làm việc: Các nhân viên trong văn phòng truyền thống thường làm việc theo khung giờ cố định, phần lớn nhân viên làm việc trong khung giờ từ 8h sáng tới 18h chiều. Còn với văn phòng số, nhân viên có thể linh hoạt trong việc quản lý thời gian làm việc của mình.
- Tương tác giữa nhân viên: Trong văn phòng truyền thống, nhân viên có thể gặp nhau trực tiếp trong một văn phòng hoặc một không gian làm việc chung. Với văn phòng số các nhân viên làm việc từ xa và có thể tương tác với nhau thông qua các công nghệ trực tuyến như video call, live chat, live stream.
- Công nghệ sử dụng: văn phòng truyền thống thường sử dụng các công nghệ văn phòng truyền thống như máy tính, điện thoại, fax và máy in. Với văn phòng số, các công nghệ trực tuyến như email, video hội nghị và các ứng dụng hợp tác trực tuyến như Google Docs và Dropbox được sử dụng rộng rãi.
- Quy trình làm việc: Cách làm việc truyền thống thường có các quy trình làm việc được thiết lập rõ ràng và đồng nhất. Trong văn phòng số, nhân viên có thể có các phương thức làm việc khác nhau và quy trình có thể không đồng nhất.
- Phương pháp giám sát: Trong cách làm việc truyền thống, việc giám sát công việc được thực hiện trực tiếp thông qua các cuộc họp và sự tương tác trực tiếp giữa các nhân viên và quản lý. Trong khi đó, khi làm việc online, phương pháp giám sát công việc thường được thực hiện thông qua các công nghệ giám sát trực tuyến như nhận diện gương mặt, vân tay và các phương tiện đa truyền thông khác.
Tóm lại, văn phòng truyền thống và văn phòng số hoá có những sự khác biệt đáng kể, và mỗi mô hình làm việc đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
3. Những lợi ích giải pháp văn phòng số mang lại cho doanh nghiệp
Việc các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp văn phòng số mang lại rất nhiều lợi ích trong vận hành hoạt động cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ như:
– Cắt giảm tối đa chi phí thừa cho doanh nghiệp: Với mô hình quản trị văn phòng truyền thống, các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc… là không hề nhỏ. Với mô hình văn phòng số, doanh nghiệp có thể cắt giảm được phần lớn khoản chi phí này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc.
– Rút ngắn thời gian xử lý công việc: Văn phòng số giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh, nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận chuyên trách khi tất cả quy trình công việc đều được hệ thống và phân bổ tập trung trên các phần mềm. Các văn bản như hoá đơn, hợp đồng, kế hoạch làm việc không cần phải “xếp hàng” chờ được ký duyệt mà có thể được giải quyết nhanh gọn nhờ sử dụng Hợp đồng điện tử, hoá đơn điện tử, chữ ký số, v.v.
– Linh hoạt và hiệu quả: Với mô hình văn phòng số doanh nghiệp không còn bị giới hạn về địa điểm làm việc. Người quản lý và nhân viên có thể làm việc tại bất cứ đâu cũng có thể nhanh chóng trao đổi và giải quyết kịp thời mọi quyết sách cần thiết.
4. Một số công nghệ phổ biến trong mô hình văn phòng số
4.1. Nền tảng chia sẻ công việc trực tuyến
Các nền tảng chia sẻ công việc như One Drive, Microsoft Teams, Microsoft Office 365 được xem là ứng dụng tiêu biểu hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi không gian làm việc số. Những nền tảng này cho phép người dùng truy cập dữ liệu nội bộ ở bất kỳ đâu, miễn là kết nối Internet.
4.2. Phòng họp ảo
Phòng họp ảo (cuộc họp trực tuyến) được thực thông qua mạng internet, trong đó người tham gia có thể giao tiếp với nhau qua âm thanh, video và các công nghệ truyền tải dữ liệu khác. Thay vì họp trực tiếp tại cùng một địa điểm, các thành viên của cuộc họp ảo có thể tham gia từ những nơi khác nhau trên thế giới. Các phòng họp ảo thường được sử dụng cho các cuộc họp công việc, hội thảo, hội nghị, giảng dạy trực tuyến, hoặc các hoạt động học tập khác.
4.3. Hệ thống quản lý trên nền tảng đám mây
Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn sử dụng nền tảng hạ tầng đám mây để lưu trữ thông tin máy chủ, bảo mật dữ liệu hiệu quả mà không lệ thuộc vào các hệ thống phần cứng cố định. Microsoft Azure hiện nay được xem là một dịch vụ điện toán đám mây nổi bật với nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dịch vụ này cung cấp SaaS (Phần mềm như một dịch vụ), PaaS (Nền tảng như một dịch vụ), IaaS (Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ) và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cùng công cụ lập trình.
Với Azure, doanh nghiệp có thể chạy các ứng dụng phần mềm, dịch vụ và phần cứng trên internet. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các khoản chi lớn cho việc cài đặt, vận hành và bảo trì phần cứng tại chỗ.
